Por qué es necesario establecer un Sistema de Gestión de Costes

Una información selectiva y adecuada da al responsable de la empresa pautas para la toma de decisiones adecuadas. Si no tenemos de una forma clara la información necesaria, se promueven actuaciones precipitadas y sin planificación, basadas en la simple intuición y esto en pocas ocasiones conduce a las empresas al éxito.

Una de las mayores obsesiones del empresario debe ser conocer el margen de ganancia de cada uno de los productos/servicios, para poder gestionar y tomar las decisiones más adecuadas para el buen funcionamiento de la empresa, debido a que, de este modo, puede centrar su esfuerzo en los productos que le son más rentables.

El Cálculo de Costes tiene que formar parte, con carácter primordial, del sistema de informaciones indispensables para la adecuada gestión de una empresa.

Es una irresponsabilidad no darle al análisis de los costos empresariales la gran importancia práctica que tiene, ya que su desconocimiento puede traer riesgos a la empresa, y, en muchos de los casos, llevarla a su desaparición.

Tenemos, en los últimos años, un abundante ejemplo de empresas que han cerrado, cierran y seguirán cerrando, no por la crisis en sí, sino por no haber sabido adaptarse a ella. ¿Por qué en un mismo momento, en una ubicación geográfica próxima, con similar estructura y con idéntica capacidad comercial, unas empresas del mismo sector cierran y otras no sólo permanecen abiertas, sino que se fortalecen?

Hay que reconocer que la crisis, en muchos casos, es la disculpa fácil para encubrir los errores de gestión de muchos empresarios. Porque la razón principal del fracaso empresarial es la mala gestión; y la punta del iceberg de esa mala gestión es, en la mayoría de los casos, la falta de una política de costes adecuada.

Es fácil que un propietario inexperto pueda solo apreciar el incremento del volumen de ventas y sentirse satisfecho, sin tener en cuenta, como debe, el coste que tiene cada producto y estar por debajo del punto de equilibrio de la empresa, llevándola a la quiebra.

Cuando una empresa no está bien gestionada, el crecimiento de las ventas suele ser, también, una de las razones más frecuentes del cierre empresarial. Hay empresas que crecen durante años a niveles superiores al 15%, pero que no saben, por su carente política de gestión de costes, que están perdiendo más del 2% de lo que facturan. Cuando ese crecimiento cesa, que un día cesa, se encuentran con la bola de nieve de las pérdidas que su crecimiento solapaba, camuflaba y escondía.

Podemos decir que cada uno de los productos/servicios de nuestra empresa es un portador de costes. Esto significa que, a medida que se pasa por las diferentes fases de fabricación o de desarrollo de un servicio, se van cargando costes, hasta que estos se recuperan con la venta. El coste es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio y que está formado por el precio de múltiples variables: la materia prima, la mano de obra, el costo de amortización de la maquinaria e instalaciones, los gastos de transporte, etc.

Sólo un buen manejo de los costes permite tomar buenas decisiones; obtener un producto o servicio de calidad, gastando el menor dinero posible; ofrecer precios razonables a nuestros clientes; mejorar ante la competencia, y obtener mayor rentabilidad e ingresos. Para todo eso, es indispensable que toda empresa tenga un adecuado control de los costes.

Una empresa obtiene ventaja competitiva en costes cuando puede comercializar un producto o servicio a precio inferior que el resto de las empresas y le permite ganar más dinero si esa ventaja la explota correctamente.

El cálculo de los costes es indispensable para una correcta gestión empresarial, ya que si se establecen precios de ventas sin determinar si este cubre nuestros costes totales no se obtendrá la rentabilidad necesaria para que el negocio sea sostenible.

La determinación de los costes de nuestros productos o servicios nos ayudará a determinar la rentabilidad de los mismos a partir de la comparación con los precios del mercado. La rentabilidad comercial de los productos o servicios de una empresa pasan necesariamente por adecuar los costes de los mismos.

El análisis y gestión de los costes empresariales permite conocer cómo, dónde, cuándo, en qué medida y por qué, lo que facilita lograr los objetivos operativos y una mejor administración del futuro, ya que la reducción de los costes implica saber su cuantificación y distribución.

Los objetivos principales de una buena gestión del coste son:

    • Servir de base para calcular el precio adecuado de los productos y servicios.
    • Conocer la productividad de la mano de obra, los márgenes de productividad de los productos o servicios y los índices de productividad del negocio.
    • Mantener tasas de rendimiento razonables según los objetivos de la empresa.
    • Corregir las variaciones de los estándares y planes de le empresa.
    • Conocer qué bienes o servicios producen beneficios o pérdidas, y en qué magnitud.
    • Controlar los costes reales en comparación con los costes predeterminados.
    • Poder comparar los costos entre diferentes departamentos, empresas y períodos.
    • Localizar puntos débiles de la empresa.
    • Determinar la parte de la empresa en la que más urgentemente se debe realizar medidas de racionalización.
    • Controlar el impacto de las medidas de racionalización realizadas.
    • Ayudar a diseñar nuevos productos y servicios que satisfagan las expectativas de los clientes que, al mismo tiempo, puedan ser producidos y entregados con un beneficio.
    • Guiar las decisiones de inversión.
    • Elegir entre proveedores alternativos.
    • Negociar con los clientes el precio, las características del producto, la calidad, las condiciones de entrega y el servicio a satisfacer.
    • Estructurar unos procesos eficientes y eficaces de distribución y servicios para los segmentos objetivos de mercado y de clientes.
    • Servir de instrumento de planificación y control.

Además de saber la rentabilidad global de los capitales invertidos y los costes unitarios en cada producto o servicios, es muy necesario saber los rendimientos de las demás actividades, es decir necesitamos un sistema de contabilidad interno que refleje y represente los flujos entre los departamentos internos que permita conocer cómo los distintos elementos productivos de la empresa se van incorporando al valor del producto. Se debe tener información analítica que desglose los detalles económicamente razonables de las diferentes partes integrantes del coste de los productos o servicios ofrecidos por la empresa.

Para mejorar y reducir los costes, la gestión desempeña un rol relevante, pues facilita la búsqueda constante de aspectos fundamentales del negocio:

    • mejora de los procesos
    • innovaciones tecnológicas (tanto en procesos como en productos)
    • adecuación, selección y asignación de recursos.

Además, si la dirección de la empresa consigue implicar a todo el personal en procesos para optimizar los costes; si promueve comportamientos de búsqueda continua de alternativas más económicas; si fomenta que el comportamiento ante los costes represente una cultura en la empresa y si la dirección es la responsable de fomentar y promover en toda la organización acciones activas ante la política de gestión de costes es indudable que la empresa conseguirá ser más rentable y sostenible.

Al hablar de costes debemos mencionar también el punto de equilibrio: este es el punto donde los ingresos son iguales que los costes, es el punto donde no existe ni beneficio ni perdida, el punto a partir del cual el negocio empieza a ser rentable.

Sin una adecuada política de costes es imposible conocer el punto de equilibrio de un negocio. Es necesario definir los costes, clasificarlos, hallar el coste unitario, comprobar los resultados y luego analizar para poder determinar a partir de qué cantidad de ventas empezamos a generar beneficios y saber a partir de qué nivel de ventas puede ser recomendable cambiar un coste variable o fijo y determinar si es factible para la empresa continuar con un determinado producto o servicio.

Algo que se debe tener muy presente en la correcta gestión de los costes es que al optimizarlos no se debe alterar la calidad de los servicios o productos ofrecidos.

Para llevar a la práctica todo este conocimiento de los costes en la empresa, en breve podrás utilizar las funcionalidades de Cow CRM en el ámbito de los costes. Entre tanto, tienes a tu disposición la herramienta Organízate SGC de la que tienes abundante información en este enlace, que se complementa con este taller específico.